中天华溥：规章制度审核优化的“五审原则”

  随着国家法制化建设的进程，企业和事业单位在规章制度建设的工作中也加快了步伐，作为企事业内部法律的规章制度，企业和事业单位的所有者与管理者都希望能够通过规章制度在组织内部发挥良好的约束激励作用，也希望能够通过制度的规范实现企业的标准化管理，来提升企业的经营决策效率。

  因此规章制度编制的质量，是不是满足于企业和事业单位的管理要求，就是企业未来不断的开展制度建设与优化的重要契机。但是许多单位的规章制度管理人员在规章制度一直在优化的过程中，缺乏一定的方法与手段，难以通过合理的方法在规章制度编写或者优化时，有效的改进制度的质量，从而给制度建设、制度优化、制度管理带来麻烦。

  中天华溥管理咨询公司结合多年来的制度建设与优化的经验，总结出对于新建制度和原有制度开展有效审核的一些技巧和方法，总结起来可以称为规章制度审核优化的“五审原则”，可以供各位参考使用。

  根据《国家公文管理办法》，企业和事业单位的规章制度应该遵循一定的体例格式，而不是由制度编写人员随心所欲，想怎么写就怎么写。因此单位在规章制度管理中首先要建设明确的《规章制度管理办法》，其中要明确出本单位的规章制度“体例格式”，规定所有的制度编写都要遵循这样一个通用的体例格式，而不能随心所欲不逾矩。

  一般来看，在规章制度编写或者审核时，第一步是要审核的就是该制度的体例格式是不是满足公司规章制度管理中的有关要求，一些必要的章、节、条、款、项、目是否完备，顺序是不是合理，字体字号是否一致并符合标准要求，段与段之间的距离、行与行之间的距离、字与字之间的距离是不是满足要求等。

  这些问题看似肤浅但是很重要，从小的方面来看如果一个单位各类制度五花八门，给人的观感就不好，首先就降低了规章制度的严肃性。从大的方面来看，也容易在随心所欲中缺少了一些必备的条款，从而使规章制度的规范性出现显而易见的管理漏洞。

  规章制度是企业和事业单位内部的法律和法规，也是国家外部的法律和法规在企业内部的延伸，所谓“国有国法、家有家规”就是这一个意思。既然规章制度是国家法律和法规在企业和事业单位内部的延伸，那么必然要求规章制度要以外部法律和法规为依据，不能逾越与违反外部法律法规。

  所以审核规章制度的“合法合规性”是制度审核与优化的第二个重要步骤。在开展这一步审核时，我们第一步要收集整理与本单位相关的外部法律和法规，通过检索的方式来与本单位的制度内容做对比对照，如果发现规章制度内容有悖于法律法规的内容规定，那么一定要修改本单位的制度内容。

  需要我们特别关注的是，因为国家的法律法规处于滚动修编中，作为单位内部的制度管理部门，要随时搜集整理法律法规的修编情况，及时清理审核对本单位规章制度影响的内容。

  对于在全球经营的企业而言，部分规章制度还要满足于经营业务所属地的国家法律，这在中国企业不断国际化的过程中，也是需要引起我们特别注意的地方。

  在我们开展企事业单位的规范化管理体系中，职责、流程、制度分别是点状管理、线状管理、面状管理，三个阶段层层递进，如果没有明确的职责与流程，那么规章制度的建设就会缺少很多依据，在建设中就会存在很多困难。职责与流程必有其一，并将其作为规章制度编写与审核的重要参照依据，是规章制度建设、审核与优化的前提和基础。

  基于此，我们一直强调职责与流程建设是审核制度的重要依据，二者必有其一或者两者兼而有之。在制度审核与优化时，我们要将规章制度中规定的内容与相关的职责和流程作对比分析，如果出现两者或者三者不一致的地方，就需要详细分析研究，确定到底是修改职责、流程还是规章制度。

  但是我们的要求只有一个，就是职责、流程与制度中规范的内容要保持一致，而不能相互冲突。

  虽然我们一直强调规章制度是公司的法律和法规，不属于某个人或者某个部门，但是我们仍然不得不承认，由于制度管理的内容分属于各部门的职责，所以每个制度不得不有一个主管部门，通常会由这个部门来负责该制度的草拟与编制工作。

  既然有制度的主管部门，必然不可避免的有其管理的主观性，在制度草拟与编写中带有自己的主管色彩甚至本位主义。在制度交叉审核与优化时，我们参与审核的部门与人员应该多多关注制度管理内容中涉及多部门的工作接口问题，也就是工作在各部门流转时，程序的对接是否合理，工作效率是否顺畅，如果不是则就要详细考虑到底应该如何改进与优化。

  审工作接口是制度审核中的重要工作，很多企业和事业单位都因为这部分工作难以推进与协调，造成制度定稿的困难。工作接口也是工作分工的一种表象，工作接口的纷争也是对职责分工的分歧，一旦在这个问题上出现久议不决，那么就必然需要两个部门的共同上级领导出面协调，重新明确具体的工作与责任归属问题了，必要时单位一把手出面也是必需的步骤。

  规章制度要能够反映管理现状，同时又能在某种程度上促进管理改进，这就像哲学中的理论与实践的关系。规章制度审核中的高级阶段，就是要通过制度审核以及管理实践的观察，不断的对规章制度进行改进优化，使之不仅仅满足于管理现状，还要对管理现状进行不断的优化，从而推进管理工作的改进。

  规章制度中的改进优化不能是闭门造车，一定要制度主管部门走下去，走到管理的实际工作中去，通过访谈、调研与实际操作，发现管理中的漏洞或者可优化的点，然后通过总结升华到规章制度中来。这需要对管理实践的熟悉，也需要符合公司的管理阶段与水平。

  规章制度假如慢慢的出现了对管理程序的重大改进往往需要十分谨慎，一旦将重大改进写进了规章制度，就变成了刚性的内部法律，有可能触发到惩罚条款，因此一些有经验的单位在这时都会在规章制度名称的后缀上加上一个括号——（试行），通过试行来给规章制度的重大改进提供一个调整的空间。同时还有一些单位对规章制度进行重大改进时，也会首先在一些范围的单位内开展试点运行，以其察觉缺陷，处理问题。